Universal Transport & Flytteforretning ApS har været pioner i udviklingen af det nye transportmodul i Visma Business. Og nu er modulet lettet fra jorden. Det håndterer dagligt mange tusind tons indbo, gods og lagervarer for kunderne hos Universal Transport.

I maj i år flyttede Universal Transport fra et kæmpestort domicil til et endnu større domicil på Stiftsvej i Vejle. Virksomheden har især i de senere år haft fart på, og nu råder man over ikke færre end 20.000 kvadratmeter lager, fordelt på tre adresser i Vejle.

- Vi har nu fire gange så meget plads som før, siger Niels Jørgen Dixen, IT-ansvarlig hos Universal Transport.

Universal Transport blev grundlagt i begyndelsen af ’90erne af Brian Søgaard og har i dag 62 medarbejdere og 47 biler i forskellige størrelser.

- Universal Transport & Flytteforretning ApS består af en flytteafdeling, der flytter indbo for private og erhverv, en kørselsafdeling, der transporterer business to business gods samt et lagerhotel, hvor vi oplagrer og håndterer gods for en række danske virksomheder, herunder bl.a. køkkenfirmaer, fortæller Niels Jørgen Dixen.

- Den vækst, vi har oplevet især de seneste par år, betyder selvfølgelig, at vi internt står over for nye udfordringer ved at håndtere og administrere større datamængder og opgaver. Vi havde et DOS baseret system, men dets dage var talte, fordi det ikke kunne bruges til effektiv lagerstyring. Og 20.000 kvadratmeter kan man altså ikke holde styr på med gule sedler, fastslår Niels Jørgen Dixen.

Da DOS-systemet havde fået sin endelige dødsdom, gik man sidste år i gang med at afsøge markedet for nye muligheder. Valget faldt på Visma Business, på grund af systemets fleksibilitet, pris og muligheden for at for specialudvikle et transportmodul.

- Og så gik Visma Business ellers i gang med at analysere vores arbejdsgange. Analyserne mundede ud i en rapport, der beskrev os og gav et bud på optimeringer og på, hvordan transportmodulet skulle skrues sammen, fortæller han.

De fleste, der har prøvet det, ved at der skal en hel del pædagogisk sans til, når IT-systemer skiftes ud. Det føles af mange som om hele virksomheden skifter sjæl, og nogle medarbejdere bliver utrygge og ikke mindst usikre på, om det nye system vil leve op til forventningerne. Også selvom den nye løsning er langt mere effektiv. Sådan var det også hos Universal Transport.

- Det ville være løgn at sige, at overgangen fra det DOS-baserede system kombineret med stakkevis af pallesedler foregik helt uden gnidninger. Overgangen var især vanskelig for nogle af de medarbejdere, der havde været superbrugere af det gamle system. De følte pludselig, at alting gik langsommere – forståeligt nok, fordi vi alle sammen lige skulle blive dus med det nye. Men i dag er vi nået dertil, at vi ikke kan forestille os en arbejdsplads uden Visma Business og transportmodulet. Det styrer vores økonomi og transportmodulet styrer – fordel i tre systemer – lager, flytning og kørsel, siger Niels Jørgen Dixen.

I lagermodulet holder Visma Transport nøje styr på hvor mange varer, der kommer ind på lageret og forlader det.

- Næste step er at gøre registreringen til systemet digital, f.eks. med håndscannere og stregkoder på lagervarerne, fortæller Niels Jørgen Dixen.

Systemet beregner, hvor mange dage kunderne skal faktureres for – udregnet efter kolli, vægt eller antal og efter kubikmeter, antal pallepladser eller antal kvadratmeter. F.eks. beregnes køkkenfirmaernes lagerplads efter kubikmeter. Tidligere hvilede hele lagersystemet på håndskrevne pallesedler – rigtig mange pallesedler – der skiftede hænder mange gange i løbet af arbejdsdagen, afhængig af hvilket led i administrationen, de nåede frem til.

- Det er meget lettere nu, vi får en langt mere præcis udregning og undgår fejl, siger han

Samme lethed og elegance præger systemets flyttebooking. Kunderne ringer, flytningerne bookes i systemet og danner udgangspunkt for kørselslederen Jens Jensens daglige planlægningslister. Før måtte Jens Jensen jonglere rundt med talrige sedler med navne og nuværende og nye adresser på folk, der skulle flytte – og bagefter skulle sedlerne videre til det administrative personale, der skulle bruge oplysningerne, når der skulle skrives regninger. Nu genbruges data fra bookinglisterne – selvfølgelig - i den videre administration.

- Det er et mere effektivt flow end tidligere. Generelt kan man sige, at vi har fået luget en masse dobbeltfunktioner væk og reduceret i papirstakkene, lyder det fra Niels Jørgen Dixen.

Hos Universal Transport er man stolte over at være en pioner og oplever, at

. Og det er da også spændende at tænke på, at erfaringer, arbejdsgange og rutiner fra Vejle-firmaet danner baggrund for et system, som andre danske transportfirmaer nu står over for at anskaffe sig.

Men det stopper ikke der, for hos Universal Transport har man nemlig fået smag for innovativ IT.

- Ja, vi har fået blod på tanden, og vi går og påtænker at udvide systemet, så vores faste kunder kan booke os til flytning eller kørsel online. Vi mangler bare at finde en kunde, der er villig til at prøve systemet af sammen med os. Der er så mange funktioner i systemet, som vi endnu ikke benytter os af, og det er jo spændende siger Niels Jørgen Dixen.

Universal Transport & Flytteforretning ApS blev etableret i 1991 og har domicil i Dansk Transport Center, DTC, i Vejle nord ud til motorvej E45. Firmaet beskæftiger sig med alle former for flytte- og transportopgaver i både ind- og udland for såvel det offentlige som det private erhvervsliv. Desuden tilbyder virksomheden lagerhotel for en lang række danske virksomheder.