En web-baseret dokument-håndtering har gjort hverdagen meget lettere for vognmændene, som slipper for meget af det forhadte papirnusseri – samtidig med, at deres opdragsgiver, DSV Miljø , kan servicere sine kunder mere effektivt.

Af Finn Bruun

Det er dejligt at have mange kunder. Det kan man tale med om hos DSV Miljø, der har hovedsæde i Øm nær Roskilde, og er en virksomhed der er karakteriseret ved et stort kundeunderlag landet over bestående af mange forskellige kategorier – både små og store, som alle har en forventning om god og professionel service.

Men det giver samtidig store mængder data – ordrer, bekræftelser, opgørelse, afregninger, fakturaer og så videre, som også gerne skal håndteres smidigt og fejlfrit – og hurtigt. Desuden er det ikke blot kundernes data, der kommer ind og går ud i en lind strøm. DSV Miljø beskæftiger også en stor gruppe vognmænd som underleverandører. Deres og chaufførernes afregninger skal også i stort antal behandles i systemet og helst uden at bruge alles tid på papirarbejdet.

Derfor har DSV Miljø allieret sig med Bording Data, så de sammen har kunnet designe en IT-baseret portal-løsning, som både en nem for kunder og brugere, og som udnytter internettets store fortrin, så facit bliver en bedre kunde-service

Endnu er man ikke 100 procent på plads med indførelsen af det hele, men det går stærkt fremad. Navnet på systemet er AGETOR Dokument Portal.

En af udfordringerne for DSV Miljø har været at ”sælge” ideen om nye rutiner til de mange kunder og vognmænd, som befinder sig på forskellige trin, når det gælder brugen af IT. Nogen har længe kørt rutinemæssigt med edb i alle faser og andre foretrækker papir-løsninger langt hen ad vejen.

- Vi vil jo gerne vise kunderne og vognmændene, at det er til fordel for alle at bruge en IT-baseret web-model, som den vi nu har sat på skinner sammen med Bording Data. Men vi ved også, at det ikke er en selvfølge for vore kunder og især vognmænd at ændre de rutiner, der er godt indarbejdet hos dem og skifte over til noget, som de ikke er helt fortrolige med endnu - og som er baseret på en net-løsning. Det kræver også, at vi viser dem, at de kan have tillid til, at vi kan håndtere den nye måde at gøre tingene på en både betryggende og effektiv måde, forklarer projektlederen på opgaven, administrationschef Michael Lyng, DSV Miljø.

- I første omgang satsede vi på en scannings-løsning for at få en direkte papirgang, men det viste sig, at det faktisk gav mere papir, og ideen var jo netop mindre papir. Derfor var det oplagt at tænke i en web-løsning, siger han.

I praksis er det nemlig ikke så let at scanne et bilag, som måske har ligget i en lastbil i en uge. Og jo færre bilag, der skal behandles, jo bedre for alle.

Og samtidig er det tidkrævende og forbundet med fejlmuligheder at klare papir-gangen via fax og telefon. Det er nemmere at taste tingene rigtigt ind første gang.

Michael Lyng er meget opmærksom på, at mange kunder efterspørger bilag, som dokumentation, og det er naturligvis vigtigt, at kunderne kan bibeholde muligheden for hele tiden at vide, at tingene er i orden. Også selv om der ikke er en fysisk underskrift på bilaget.

- Derfor har vi lagt vægt på, at kunderne selv skal kunne trække bilag ud af systemet. Mange kunder er i en situation, hvor deres egne kunder også ønsker at se bilag. Og vognmændene – efter sommerferien nåede DSV Miljø op på, at 90 procent af vognmændene havde tilsluttet sig systemet og 75 procent af dem var begyndt at bruge det aktivt, fortæller han.

Bl.a. har vognmændene samme adgang til at hente deres egnes bilag som DSV-kunderne. Selv om der naturligvis er tale om adskilte adgangsveje – sikkerheden er vægtet højt.

Han er ikke i tvivl om, at vognmændenes opbakning netop skyldes, at de har erkendt, at det er meget lettere med en web-løsning. De håber på en 100 procent papirløs løsning i fremtiden. De har aldrig været glade for alt papirarbejdet.

Salgschef Jan Johannes Kyhnæb, Bording Data påpeger, at der i dag ikke er nogen tvivl om, at internettet er blevet mødestedet – ikke mindst i professionel erhvervssammenhæng.

- Men det har været vigtigt for os hele vejen gennem processen, at systemet fremtræder så brugervenligt som muligt, siger han og ser det som en situation, hvor alle parter høster fordele.

Det er velkendt for IT-folk, at det kræver en vis tilvænning for brugere at acceptere virtuelle løsninger, som man ikke umiddelbart kan tage i hånden og røre ved. Derfor har Bording Data i samarbejde med DSV Miljø designet skemaer og dokumenter i det nye system, så de har samme udseende, som kunderne er vant til. Selv om det strengt taget ikke er nødvendigt. Systemet er ligeglad, blot dataene er i orden.

Michael Lyng understreger: - Vi har afpasset tempoet i indførelsen af systemet for at være sikre på, at alle kan nå at følge med, og jeg har rejst landet tyndt for at præsentere systemet og forklarer både brugen og fordelen, siger han og glæder sig over, at han har mødt en overraskende stor velvilje over for det nye og et reelt ønske om at få det meste af papiret helt væk

Jan Johannes Kyhnæb fortæller at systemet bygger på Bordings Datas dokument-portal, som igen er udviklet baseret på AGETOR, som er Bordings værktøj til integration.

Man startede med at skabe fakturerings data fra booking-systemet til efterfølgende fakturering og indpassede derefter flere funktioner i systemet som f.eks. vognmændenes mulighed for retning af booking-data samt brug af veje-data fra koncernens grusgrave – igen for at lette vognmændenes arbejde

Michael Lyng lægger vægt på, at det for en klart vækst-orienteret virksomhed som DSV Miljø er helt afgørende at have en strømlinet papirgang, så man både kan betjene sine kunder og vognmænd men også selv har et forbedret overblik over virksomhedens præstationer – hvor gør vi det godt, og hvor skal der rettes op på noget – samtidig med, at man hurtigt kan få sin faktura af sted, så man ikke har sine tilgodehavender liggende inde i et trægt system.

Jan Johannes Kyhnæb påpeger desuden, at AGETOR ligeledes et godt værktøj for de ansatte i bogholderiet: - Programmets workflows-opsætning og brugervenlige interface gør det hurtigt og sikkert at håndtere ordrer og bilag mv. Og programmets layout og avancerede søgefunktionalitet sætter de ansatte i stand til at søge og finde dokumenter på skærmen indenfor sekunder. Det effektiviserer arbejdsprocesserne samt forbedrer kundeservicen, fremhæver han.