Danske Fragtmænds satsning på elektronisk dokument arkivering er blevet en trecifret millionsucces.

Der går mange fragtbreve gennem en virksomhed som Danske Fragtmænd a.m.b.a i løbet af en dag. Det ville blive til rigtigt store bunker papir, hvis det ikke lige var fordi Danske Fragtmænd i en årrække har lagret deres dokumenter elektronisk.

I stedet for papirbjergene gemmer fragtmændenes database nu over 100 mio. fragtbreve, som er tilgængelige for både kunder, andelshavende vognmænd og Danske Fragtmænd a.m.b.a.'s eget personale med få klik med musen. Dokumentdatabasen er nemlig tilgængelig over Internettet, og her har kunderne let adgang til et velordnet overblik over deres egne fragtbreve.

Idé-manden bag det elektroniske arkiv er informatikdirektør Carsten D. Appelt, Danske Fragtmænd a.m.b.a., der lancerede det ambitiøse projekt helt tilbage i 1993. Han indrømmer blankt, at det ikke var nogen let idé at sælge til den brede kreds af beslutningstagere i andelskoncernen.

Men i dag kan ingen forestille sig at leve uden.

Danske Fragtmænds elektroniske arkiv anvendes naturligvis ikke kun til fragtbreve. Hele koncernens dokumentstrøm bliver lagret elektronisk og arkivet tæller mere end en kvart milliard dokumenter.

Men det startede mere beskedent og systemet er blevet udbygget løbende i takt med voksende behov og den teknologiske udvikling.

70 scannere hos Danske Fragtmænd a.m.b.a. på de 23 terminaler knokler dagligt med at registrere dokumentstrømmen elektronisk. På hektiske dage, så bliver der angiveligt registreret mere end 100.000 dokumenter.

- Vi har opnået tre fordele, som normalt er uforenelige: nemlig en kæmpe besparelse på administrationsomkostningerne, langt bedre kundeservice og meget højere medarbejdertilfredshed, forklarer informatikdirektør Carsten D. Appelt.

- Tidligere var det en meget stressende og tidskrævende proces at behandle en telefonisk forespørgsel på en faktura eller et fragtbrev. Efter en henvendelse skulle det fysiske dokument fremfindes i arkivet, kopieres og efterfølgende faxes til kunden. Herefter var det ofte nødvendigt med endnu en opringning. I dag kan en sådan henvendelse klares meget hurtigt, da medarbejderne kan trække dokumentet frem på skærmen på få sekunder og sende en fax eller PDF til kunden om nødvendigt - hvis altså ikke kunden bare selv finder dokumentet på Nettet, siger Carsten D. Appelt.

Det er den danske IT virksomhed Multi-Support, der har leveret løsningen: et såkaldt MultiArchive.

Multi-Support Group er en førende, international aktør inden for udvikling af løsninger til Intelligent Document Management (IDM).

- Selvom det er vores produkt de har brugt, kan vi ikke tage æren for dette kæmpe arkiv. Det er resultatet af stor flid og visionær tænkning. Vi har blot leveret værktøjet. Det er Danske Fragtmænd der har bygget slottet, slutter koncerndirektør Kim Hellum, fra Multi-Support Group.

Danske Fragtmænd a.m.b.a. og de 143 vognmænd, der ejer andelsselskabet beskæftiger 3.000 medarbejdere og håndterer omkring 40.000 forsendelser dagligt. Omsætningen nåede to milliarder kroner i 2004.

Kundekartoteket tæller over 40.000 erhvervskunder.

-----