Ofte accepterer en køber et obligatorisk opdaterings - og hotline-abonnement på sit IT-system, da det ved første øjekast kan virke som et godt og betryggende valg. Desværre, læser de fleste ikke betingelserne godt nok igennem, før de skriver under. Og det gør, at mange kunder binder sig til en løbende stigende fast omkostning, som de ikke med garanti får nogen værdi ud af. Claus Jensen, Solution Finder, gennemgår her de forskellige situationer og giver et par gode råd

Der findes utallige former for abonnementer indenfor IT-branchen, nogle mere rene end andre. Når vi specifikt ser på de IT-virksomheder, som sælger og servicerer brancheløsninger til transportbranchen er der to hovedgrupper.

Her har vi dem, som selv har udviklet et lukket standardsystem med tilhørende branchemoduler på egen platform. De er som regel også alene om at sælge, servicere og videreudvikle løsningen.

Denne gruppe bruger for det meste "en i alt løsning" også kaldet serviceabonnement, som indbefatter et obligatorisk opdaterings- og hotlineabonnement blandet sammen.

Desuden har vi dem, som forhandler et åbent standard system, og som selv har udviklet tilhørende branchemoduler på samme system. De er ikke alene om at sælge standard systemet, men alene om at sælge og servicere egne branchemoduler. Angående, videreudviklingen er de bundet op på producentens opdateringer og det gør, at de skal bruge mange ressourcer for selv at videreudvikle deres egne branchemoduler.

Denne gruppe bruger for det meste en "en af hver løsning" som indbefatter et standard opdateringsabonnement på producentens moduler, et branche opdateringsabonnement på forhandlerens egen udviklede branchemoduler. Et samlet hotline-abonnement, som dækker hele løsningen.

Standard opdateringsabonnementet er som regel obligatorisk det første år.

Indenfor salg og servicering (Gruppe 1 og 2) af virksomhedssystemer er der en lang tradition for at sælge opdateringsabonnement. Producenten ønsker at sikre sig et løbende forudbetalt tilskud til videreudviklingen af løsningen. Forhandleren er naturligvis lige så interesseret i at tjene nemme penge ved at stå for viderefaktureringen overfor kunden. Forhandleren, som har udviklet egne branchemoduler, vil også sikre sig et løbende forudbetalt tilskud til videreudviklingen af egen udviklet løsning.

Hovedparten af kunderne vælger ved køb af nyt virksomhedssystem at tegne de nævnte abonnementer, fordi de ser fordele ved, at systemet løbende er opdateret. For at få de fordele betales der normalt en procentsats, sædvanligvis mellem 10 og 20 procent af den til en hver tid gældende licensværdi.

Licensværdien er den pris der gives for det samlede antal moduler, både standard- og branchemoduler.

Der er som sådan ikke noget galt i, at både producenten og forhandleren vil have et tilskud til at videreudvikle deres løsning. Det forudsætter bare, at de gør det med den lovede frekvens og med en tilstrækkelig værdiskabende funktionalitet.

Der flere problemstillinger, som er med til at skabe et misforhold i mellem, hvad der betales, og hvad man får ud af investeringen.

Et af problemerne er, at producenten og forhandleren ikke "som lovet" kommer med nye versioner årligt. Et andet problem er, at kunden ikke forventer at skulle betale yderligere penge til konsulent-tid for at få foretage selve opdateringen.

Omfanget af den ekstra konsulent-tid afhænger af, hvor mange individuelle tilpasninger kunden har fået lavet.

Et tredje problem er, at abonnementsbeløbet ikke er fast, da den gældende procentsats - eksempelvis 10 pct. - udregnes af den til en hver tid gældende licensværdi.

Med andre ord, kan producenten og forhandleren omstrukturere sin løsning med stigende licensværdi til følge. Det gør igen, at det løbende abonnement stiger tilsvarende, uden at kunden kan gøre indsigelse.

Det ikke så sært, for der er ikke et entydigt svar på, om det kan betale sig at vælge opdateringsabonnement eller ej. Der er så mange forhold, der skal tages i betragtning, før der vil kunne svares ja eller nej til, om det er en god investering at tegne opdateringsabonnement.

Både producenterne og forhandlerne af de åbne standard systemer arbejder for at gøre abonnementet obligatorisk, men har endnu ikke "turde" at tage det sidste skridt. Et af de forhold, som er med til at hæve den relative pris på opdateringsabonnement, er omfanget af de individuelle tilpasninger.

Et råd kunne være at opsige abonnementet til udløb af den obligatoriske periode(normalt et år), og så foretage en vurdering til den tid.

Indenfor salg og servicering (Gruppe 1 og 2) af virksomhedssystemer er der også tradition for, at der tilbydes kunderne hotline-abonnement. Tidligere har producenten understøttet forhandleren i at udbyde disse abonnementer, men i dag er det noget, der aftales mellem kunde og forhandler.

Der er en tendens til, at kunderne gerne vil vide omfanget af de faste omkostninger på dette område. De vælger derfor mange gange et abonnement på "fast pris", fordi de frygter, at den variable pris vil blive større.

På samme måde som ved opdateringsabonnement bliver abonnementsbeløbet udregnet ud fra licensværdien. Normalt, er det en procentsats omkring de 20 pct. af licensværdien, da forhandleren naturligvis vil have et risikotillæg for at give en fast pris. Afhængigt af dels hvor stor erfaring forhandleren har med disse beregninger, og dels hvor stor en timesats den faste pris skal måles op imod, er der heller ikke et klart entydigt svar på om det er en god forretning at vælge hotline eller ej

Uanset hvad, er det en god ide at vente med at bestemme sig til, at programmet er sat i drift. Dertil anbefales det kun at tegne for et år af gangen.

Det skyldes, at der vil der være en større chance for at vurdere programmets brugervenlighed, og i hvilket omfang medarbejderne har fået tilstrækkelig med undervisning i løsningen.

Begge dele, har en stor indvirkning på det løbende behov for support. Efter et år, med eller ude abonnement kan organisationen have ændret sig, og dermed også nogle af forudsætningerne for valget.

-----