Halvdagsarbejde med fakturaer er reduceret til et klik hos E. Trasborg A/S.

Med 3-4 minutters arbejde pr. faktura og 1100 fakturaer om måneden – i de gode tider 2000 – kunne transportvirksomheden E. Trasborg A/S godt se fordelen i at få en bedre it-løsning til håndtering af virksomhedens fakturaer.

Hvad der før svarede til et halvdagsarbejde er nu ændret til et samarbejde med PBS og Easy Cargo Systems A/S. De to virksomheder har integreret IT-transportløsningen easy4WARD og PBS’ e-faktura.

- Før vi fik easy4WARDs e-faktura løsning, brugte vi ca. 3-4 min. pr. faktura. De skulle jo findes frem i systemet, printes, pakkes, stemples osv., fortæller kontorchef Pia Roos Larsen, der kan konstatere, at virksomheden sparer hvad der svarer til halv fuldtidsmedarbejder, ligesom der spares på papir, kuverter og porto.

E. Trasborg har 20 års erfaring i udlejning af køreplader og virksomheden disponerer i dag over 75.000 køreplader.

easy4WARD e-faktura går ud på, at alle faktura, der ligger i easy4WARD sendes elektronisk til PBS med et enkelt klik. Herefter sorterer PBS alle fakturaerne og sender dem ud til kunderne i de formater, kunden ønsker.

Har kunden OIO (Offentlige Indkøb) eller e-faktura, modtager de fakturaen elektronisk. Kan eller vil kunden ikke modtage faktura elektronisk, udskriver PBS fakturaen med E. Trasborgs layout, pakker den i kuvert og sender den til kunden.

- Alt der effektiviserer arbejdsgangen kan jo mærkes på bundlinjen, og det er ekstra vigtigt sådan som tiderne er lige nu, siger Pia Roos Larsen.

Trasborg har brugt easy4WARD til administrativ styring af kørepladeudlejningen i fire år og systemet opretter automatisk faktura på baggrund af udlejeperioden.

- Så vi har i den grad opdaget, at der er mange penge at spare med det rigtige IT-system, siger Pia Roos Larsen.

Sikkerheden er stor indenfor den elektroniske overførsel, og her har Easy Cargo Systems glæde af den store ekspertise, som PBS råder over. Når e-fakturaen er sendt fra PBS, modtager E. Trasborg således en besked i easy4WARD om, at den er afsendt og samtidig gemmes fakturaen automatisk som PDF-fil.