Dansk Transport Kompagni i Padborg har med succes implementeret et nyt it-system fra hollandske Art Systems.

Der er ro på kontoret og der er smil rundt omkring bordene. Der er ikke meget, der minder om en hektisk speditionsvirksomhed denne formiddag hos Dansk Transport Kompagni A/S i Padborg. Men det har også set anderledes ud for blot et par år tilbage.

Det var inden Susanne og Peter Provstgaard besluttede at investere i et transport management-system, der kunne ruste virksomheden til vækst.

- Vi havde brug for et system, der kunne give os et overblik, hjælpe os med at tage de rigtige beslutninger og samtidig skulle det være effektivt og aflaste medarbejderne, siger Susanne Provstgaard, der brugte lang forberedelsestid på at snakke både med mulige leverandører og virksomhedens medarbejdere.

- Medarbejderne har været med hele vejen, for det er dem, der skal bruge systemet i hverdagen – og det var dem, der i sidste ende valgte Transpas, påpeger Susanne Provstgaard.

Samtidig var ledelsen dedikeret til projektet og DTK valgte desuden at hyre en ekstern it-medarbejder for at have de nødvendige resurser i forbindelse med implementeringen.

- Ejerskab er vigtig i en sådan proces, og vi havde mange ejere, siger Susanne Provstgaard om baggrunden for, at det store IT-projekt blev en succes.

Hun peger endvidere på, at det ikke blot er at trykke på en knap og så virker et nyt it-system

- Det er en proces, hvor vi hele tiden har haft fokus på de små sejre undervejs, og hvor vi selv i dag – to og et halvt år senere – stadig har møder for at følge op på, hvordan vi bruger systemet og om vi kan se udviklingsmuligheder, siger Susanne Provstgaard.

Resultaterne kom meget hurtigt efter implementeringen. I løbet af tre-fire måneder havde DTK således reduceret overarbejdet til et minimum.

- Medarbejderne kan nu komme hjem til deres familier i tide, så de er friske til at møde på arbejde næste dag, siger Susanne Provstgaard, der foruden fokus på besparelser og indtjeningsmuligheder også har haft et godt øje til medarbejdernes arbejdsmiljø.

- Før var det bare sådan, at alle arbejdede sent og længe i denne branche. Men det dur bare ikke i dag – arbejdsforholdene skal være i orden, konstaterer hun.

Hun ser også it-projektet som en måde at udvikle medarbejderne på, og konstaterer, at nye medarbejdere har lettere ved at komme ind i arbejdet, fordi Transpas helt enkelt er brugervenligt og funktionelt.

- Næsten alle vores systemer løber nu sammen ét sted og det gør det hele mere overskueligt, påpeger Susanne Provstgaard.

Et af de største problemer i transportvirksomheder har været, at aftaler, instruktioner og ændringer ofte er foregået ”inde i” den enkelte speditørs hoved.

- Det gør virksomheden - og kunden – utrolig sårbar i forbindelse med ferie, sygdom eller medarbejder-udskiftning. For os har det derfor også handlet om, at få viden lagret centralt i systemet, og derfor kan vore medarbejdere dele denne viden og arbejde effektivt. Sidst men ikke mindst er vore fælles data nemt og hurtigt tilgængelige,, siger Susanne Provstgaard, der understreger, at det kræver datadisciplin hele vejen rundt.

- Du kan ikke have medarbejdere, der stadig fører egne lister. Alt skal ind i systemet. Så er det også meget lettere, at hjælpe hinanden – men ikke mindst kunden, påpeger hun.

Dansk Transport Kompagni A/S i Padborg er etableret i 1991. Virksomheden er totalleverandør og udfører transporter af alle former for industrigods og har sit speciale i transport af blomster og højværdivarer. DTK har 6000 kvadratmeter lager og tilbyder således også lagerlogistikløsninger.

Virksomheden opererer blandt andet i Danmark, Tyskland, Holland, Belgien, Østrig, Schweiz og Italien.

Der er cirka 50 medarbejder i virksomheden og DTK disponerer 40 lastbiler – heraf 27 egne. Før krisen disponerede firmaet over 50-60 lastbiler.

Hollandske Art Systems fik nærmest ved en tilfældighed et nyt marked i Danmark.

Art Systems er blandt de førende udviklere af Transport Management-systemer i Holland, men det eneste sted udenfor deres hjemland, hvor Art Systems har fodfæste er Danmark.

- Det var nærmest en tilfældighed, at vi fik danske kunder. Det var en af vores hollandske kunder, Vorruit, der gerne ville have systemet på dansk til deres selskab i Padborg. Og herfra udviklede det sig, siger salgschef Willie Bruining, Art Systems.

- Vi vil gerne vokse yderligere i Danmark, men det skal være kontrolleret. Vi vil således gerne have nogle danske kolleger engang, men det kræver, at vi bliver større, siger Willie Bruining.

I dag understøttes såvel de hollandske som de danske kunder fra Groningen.

- Her er der altid nogen, der kan hjælpe, hvis kunden får problemer, forklarer Willie Bruining, der selv kommer fra transportbranchen.

Han har således været både chauffør og disponent.

- Der er mange slipsedrenge blandt it-sælgerne, men ikke hos os. Vi ved, hvad vi har med at gøre, siger Bruining. Vi taler det samme sprog som transportvirksomhederne, vi kender deres behov og vi ved, hvad de slås med i dagligdagen.

Han peger på, at Transpas bliver skræddersyet til den enkelte virksomheds behov. Det gælder således både eksisterende it-moduler og nyudviklede moduler.

Han oplever stadig, at mange transportvirksomheder er tilbageholdende med at investere i IT-løsninger.

- Vognmanden er hurtig til at investere i to lastbiler, hvis han kan se, at han har kørsel til dem. Det er straks lidt sværere at overskue en stor IT-investering. Men det rigtige system kan altså også tjene penge – det er livsnødvendigt for en virksomhed i dag at have styr på alle økonomiske aspekter, understreger Willie Bruining.

Han ved, at én af de ting, der kan skræmme kunder væk, er syndfloden af regninger, når et it-system implementeres og siden rettes til eller ændres.

- Derfor finder vi ud af, hvad kunden vil have og dernæst giver vi én samlet pris for investeringen i systemet og implementeringen. Det giver en vished for udgifterne og at der ikke kommer efterregninger, siger Willie Bruining, der peger på, at Transpas ”spiller” sammen med gængse systemer på markedet – i DTK´s tilfælde økonomisystemet C5 og ComlogFleet.

Art Systems blev etableret i 1998 i den hollandske by Groningen. Virksomheden har udviklet Transport Management Systemet Transpas, som i dag bruges af 220 kunder inden for transport- og logistikbranchen. Langt størsteparten af kunderne er hollandske.

Siden 2005 har Art Systems været på det danske marked, hvor 12 kunder i dag bruger Transpas. Dertil kommer en enkelt kunde i Finland.

Virksomheden beskæftiger 23 medarbejdere.

Transpas hjælper medarbejderne til en mere effektiv – og kortere – arbejdsdag.

Disponent og afdelingsleder Flemming Kiel Kristensen var igennem mere end syv år vant til lange arbejdsdage og masser af bøvl, når speditøren skulle have de mange partier gods til at gå op i DTK’s ca. 50-60 lastbiler.

De seneste to og et halvt år er både hans og kollegernes arbejdsdag dog blevet noget lettere - og kortere – efter implementeringen af Transpas i Dansk Transport Kompagni.

- Min arbejdsdag er blevet minimum to timer kortere i forhold til tidligere, siger Flemming Kiel Kristensen. Tidligere var arbejdet forbundet med masser af manuelle ting, som vi i dag har et optimalt edb-system til.

Alt er blevet lettere – lige fra disponeringen og fakturering til kommunikationen med chaufførerne og kunderne.

Tilmed har Transpas betydet, at medarbejderne på alle kunder og kørsler allerede ved transportens planlægning kan se, om turen giver overskud eller ej.

- Hvis alle ture ender i én hat, så finder man aldrig ud af, hvad der var en god og hvad der var en dårlig tur. Det kan vi se i dag, hvor vi både kan analysere selve turen, men også den enkelte kunde, forklarer Flemming Kiel Kristensen.

Den største fordel ved systemet er dog, at systemet giver medarbejderne mere tid til opsøgende kundepleje samt til at tænke nye løsninger for kunderne.

- Og så er det ikke længere forbundet med bøvl, hvis der kommer ændringer undervejs. Det håndterer systemet, siger afdelingslederen.

Transpas er løbende blevet tilpasset DTK´s ønsker og behov.

- Vi får stadig flere ting automatiseret og lagt ind i systemet, så stadig flere ting hænger sammen, siger Flemming Kiel Kristensen.